Bár kézzel már alig írunk, mégis a levélírás korát éljük. Nem ritka, hogy napi több száz email érkezik a postafiókunkba, és mi is tucat számra küldjük az elektronikus leveleket. Akár hagyományos levélről, akár emailről van szó, bizonyos formai követelményeket illik betartani. Ha pedig nyelvvizsgára készülünk, sok pontot szerezhetünk a formai követelmények pontos betartásával. Több féle angol hivatalos levéllel találkozhatunk a nyelvvizsgán vagy a való életben is. Lehet ez egy panaszlevél, hirdetett állásra való jelentkezés vagy további információk után való érdeklődés. Cikkünkben ezekhez a levéltípusokhoz találtok olyan kifejezéseket, melyek elsajátításával megkönnyítitek a levélírást, továbbá bemutatjuk a tökéletesen formázott angol hivatalos levél formai követélményeit is.

Ha szeretnél gyakorlatban is elsajátítani még több kifejezést a hivatalos levélhez, és magabiztossá szeretnél válni az angol nyelvű kommunikációban, gyere el az Angloville Nyelvi Sziget programjára. Egy hét alatt több mint 70 órán keresztül anyanyelvi környezetben fejlesztheted angoltudásodat, 100%-ban személyre szabottan. Számos szakembernek, nyelvvizsgára készülőnek segítettünk a felkészülésben és több résztvevőnk már a programot követő héten sikeres nyelvvizsgát tett.

Formai követelmények:

Az angol hivatalos levél esetében sok aggodalmat okozhat az adatok elhelyezése. Hova írjuk a saját címünket és hova a címzett adatait? A saját cím a levél jobb sarkában kell, hogy szerepeljen, melynek tartalmaznia kell az irányítószámot és a várost. Ezt követően egy sort hagyjunk ki és a teljes dátumot a következő formák egyikében tüntessük fel.

• 22nd June, 2016
• 22/06/2016
• 22 June 2016

Az amerikai forma szerint a sorrend kicsit másképp alakul, minden esetben előre kerül a hónap:

• June 22nd 2016
• 06/22/2016
• June 22 2016

Stílus:

Az első és legfontosabb szabály minden angol hivatalos levél esetében, hogy tilos összevont alakokat használni.

• did not, do not, it is (és nem didn’t, don’t, it’s)

A hétköznapi kifejezéseket célszerű formálisabb szavakkal kifejezni. Használjunk olyan nyelvtani szerkezeteket is mind például a szenvedő szerkezet, feltételes mód, de a függő beszédet is bátran alkalmazhatjuk. Kerüljük a „you” névmás használatát. Ezt sajnos az angol nyelvben nehéz betartani, ezért tanácsos az ilyen esetekben a szenvedő szerkezet használata.

• I hope this matter will be given an immediate attention.
• Remélem, hogy azonnali figyelmet tud szentelni ennek az ügynek.

Színesítsük mondandónkat olyan szavakkal, kötőszavakkal, amelyeket hétköznapi kommunikáció során nem használnánk. Pl.

• not to mention the fact…
• arról nem is beszélve …

A levél felépítése:

Mielőtt az első bekezdésre térnék rá, ne feledkezzünk meg az üdvözlésről. Ha a címzett pontos nevét ismerjük így kezdhetjük a levelet: Dear Mr./ Mrs. / Ms. Smith. A Mrs. megszólítást férjezett asszonynál használjuk, a Ms., pedig hajadon lány esetében, hiszen ez kisasszonyt jelent.

Ha nem ismerjük a címzettet, ebben az esetben ennyit kell írni: Dear Sir/Madam. Nagyon fontos, hogy a magyar szabályokkal ellentétben, az angol hivatalos levélben a megszólítást nem követi semmilyen írásjel és az első mondat első szavát kisbetűvel kezdjük.

Az első bekezdésnek nem kell kifejezetten hosszúnak lennie. Ebben a részben be kell mutatni, hogy mi céllal írtuk meg a levelet. Ehhez bátran használjuk az alábbi kifejezéseket:

• I am writing you in order to….
• Azért írok magának, hogy….
   

• Thank you for your letter, in which…
• Köszönjünk levelét, amelyben…
   

• In reply to your letter…
• Levelére válaszolva…
   

• The reason I am writing is that…
• Azért írok Önnek, mert…
   

• I would like to apply for the position advertised in…
• Szeretnék jelentkezni a …-ban hirdetett állásra.
   

Gondolatok kifejtése

Az angol hivatalos levél második, esetleg harmadik bekezdése a legfontosabb, melyben a tények, gondolatok kifejtése következik. Az átláthatóság kedvéért érdemes minden gondolati egységet külön bekezdésben kezdeni, logikusan felépíteni, az esetleges kérdéseket megemlíteni. Ügyeljünk arra, hogy az ilyen levelek általában tömörek és lényegretörőek. Ezekhez felhasználható kifejezések a következőek:

• Moreover/Furthermore
• Továbbá

• I would also like to mention/emphasise…
• Szintén megemlíteném, kihangsúlyoznám…

A befejezésnek összhangban kell lenni a levél céljával. Az utolsó sorokban szintén pár mondatban illik elköszönni, levelünket lezárni.

• Please reply at your earliest convenience.
• Kérem, mihelyt csak teheti, válaszoljon levelemre.
   

• I attached the required documents.
• Csatoltam a kért dokumentumokat.
   

• I should greatly appreciate an early reply.
• Értékelném miharabbi válaszát.
   

• A prompt answer would be appreciated.
• Értékelném mihamarabbi válaszát.
   

• Should you have any questions, please contact me.
• Bármi kérdése lenne, kérem keressen bizalommal.
   

• I would greatly appreciate the confimation of this letter.
• Nagyra értékelném szíves válaszát.

• I look forward to receiving an answer.
• Várom válaszát.

Fontos tisztában lenni azonban azzal, hogy az angol hivatalos levélírás nem egyik napról a másikra megtanulható dolog. Ahogy a fentiekből is látszik, sok apró részletre kell ügyelni a tökéletesség eléréséhez. Érdemes tehát a mindennapi használat vagy a nyelvvizsga előtt rengeteget gyakorolni. Az interneten számos segítséget találhatsz ahhoz, hogy éles szituációban gördülékenyen menjen egy hivatalos levél megírása. Érdemes megnézni például ezt a videót.