Így írjunk hivatalos levelet angolul!

Hivatalosan is helyesen – szabályok és hasznos kifejezések

Annak ellenére, hogy az írott kommunikációban a kézírás egyre jobban háttérbe szorul, ugyanez nem mondható el a levélírásról: digitalizált világunkban nem ritka, hogy elektronikus postafiókunkba akár napi több száz levél is érkezik, és válaszul mi is tucatszámra küldjük az emaileket.

A levelezés fajtáin belül a hivatalos levél egy speciális, sajátos szabályokon és kifejezéseken alapuló forma, amely az üzleti világ egyik leggyakrabban használt kommunikációs eszköze.

Hivatalos levelet fogalmazni nem egyszerű.

A megfelelő hangnem kiválasztása, az odaillő formulák megtalálása és szakszerű használata mind-mind kihívás elé állíthatja a levél íróját. Ahogy az is, hogy bármelyik formátumát is választjuk a hivatalos levelezésnek – hagyományos vagy elektronikus levél -, a szavakon, kifejezéseken túl bizonyos formai követelményeknek is illik megfelelni.

Nincs ez másképp akkor sem, ha nem a való életben megélt “éles” helyzetről van szó, hanem éppenséggel nyelvvizsgára készülünk, ahol sok pontot szerezhetünk, ha pontosan betartjuk a hivatalos levelezés formai követelményeit.

A nyelvvizsgán és a való életben is többféle angol hivatalos levéllel találkozhatunk:

panaszlevél,

álláshirdetésre való jelentkezés,

további információk után való érdeklődés stb.

Cikkünkben ezekhez a levéltípusokhoz találtok olyan kifejezéseket, amelyek elsajátításával megkönnyíthetitek a levélírást, továbbá bemutatjuk a tökéletesen formázott angol hivatalos levél formai követelményeit is.

Ha szeretnél gyakorlatban is elsajátítani még több kifejezést a hivatalos levélhez, és szeretnél magabiztossá válni az angol nyelvű kommunikációban, gyere el az Angloville Nyelvi Sziget programjára. Egy hét alatt, több mint 70 órán keresztül, anyanyelvi környezetben fejlesztheted az angoltudásodat 100%-ban személyre szabottan. Számos szakembernek, nyelvvizsgára készülőnek segítettünk már a felkészülésben, több résztvevőnk pedig már a programot követő héten sikeres nyelvvizsgát tett. 

Szeretnéd a gyakorlatban használt angolt megtanulni? Fejleszd nyelvtudásod valódi angol környezetben, külföldi angol anyanyelvi mentorok társaságában! 

A hivatalos levél formai követelményei

Az angol hivatalos levél esetében az első problémát az adatok megfelelő helyen való feltüntetése jelentheti. Hova írjuk a saját címünket és hova a címzett adatait?

A saját címet a levél jobb sarkában kell feltüntetni, és szerepelnie kell benne az irányítószámnak és városnak. Egy sor kihagyása után következik a dátum a következő formák egyikében:

• 22nd June, 2016
• 22/06/2016
• 22 June 2016

Az amerikai forma szerint a dátum sorrendje kicsit másképp alakul, minden esetben előre kerül a hónap:

• June 22nd 2016
• 06/22/2016
• June 22 2016

A hivatalos levél stílusa

➡️ Az első és legfontosabb szabály minden angol hivatalos levél esetében, hogy tilos összevont alakokat használni:

• did not, do not, it is (és nem didn’t, don’t, it’s)

➡️ A hétköznapi kifejezések helyett célszerű formálisabb szavakat használni: bátran alkalmazhatjuk az olyan nyelvtani szerkezeteket mint például a szenvedő szerkezet, a feltétel mód vagy a függő beszéd. Ugyanakkor igyekezzünk kerülni a „you” névmás használatát. Ezt az angol nyelvben elég nehéz betartani, ezért tanácsos az ilyen esetekben szenvedő szerkezetet használni.

• I hope this matter will be given an immediate attention. – Remélem, hogy azonnali figyelmet tud szentelni ennek az ügynek.

Színesítsük a mondandónkat olyan szavakkal, kötőszavakkal, amelyeket hétköznapi kommunikáció során nem használnánk. Pl.:

• Not to mention the fact… – Arról nem is beszélve …

A hivatalos levél felépítése

➡️ Minden hivatalos levél az üdvözléssel kezdődik, amely az első bekezdés előtt áll. Ha ismerjük a címzett pontos nevét, kezdhetjük így a levelet: Dear Mr./ Mrs./Ms. Smith. A Mrs. megszólítást férjezett asszonynál használjuk, a Ms.-t pedig hajadon lány esetében, hiszen ez kisasszonyt jelent.

Ha nem ismerjük a címzett nevét, ebben az esetben ennyit kell írni: Dear Sir/Madam. Nagyon fontos, hogy a magyar szabályokkal ellentétben, az angol hivatalos levélben a megszólítást nem követi semmilyen írásjel, és az első mondat első szavát kisbetűvel kezdjük.

➡️ Az első bekezdésnek nem kell kifejezetten hosszúnak lennie. Ebben a részben azt kell bemutatni, hogy hogy mi céllal írtuk meg a levelet. Ehhez bátran használjuk az alábbi kifejezéseket:

• I am writing you in order to…. – Azért írok magának, hogy….

• Thank you for your letter, in which… – Köszönjünk levelét, amelyben…

• In reply to your letter… – Levelére válaszolva…

• The reason I am writing is that… – Azért írok önnek, mert… 

• I would like to apply for the position advertised in… – Szeretnék jelentkezni a …-ban hirdetett állásra. 

➡️ Az angol hivatalos levél második, esetleg harmadik bekezdése a legfontosabb, amelyben a tényeket, a gondolatokat fejtjük ki. Az átláthatóság kedvéért érdemes minden gondolati egységet külön bekezdésbe írni, ügyelni a logikus felépítésre és megemlíteni az esetleges kérdéseket. Figyeljünk arra, hogy a hivatalos levelek általában tömörek és lényegretörőek. A gondolatok kifejtéséhez jól használhatók a következő kifejezések:

• Moreover/Furthermore – Továbbá

• I would also like to mention/emphasise… – Szintén megemlíteném, kihangsúlyoznám…

➡️ A befejezésnek mindig összhangban kell lenni a levél céljával. Az utolsó sorokban illik pár mondatban elköszönni, lezárni a levelünket.

• Please reply at your earliest convenience. – Kérem, mihelyt csak teheti, válaszoljon levelemre.

• I attached the required documents. – Csatoltam a kért dokumentumokat. 

• I should greatly appreciate an early reply./A prompt answer would be appreciated. – Értékelném mielőbbi válaszát. 

• Should you have any questions, please contact me. – Bármilyen kérdés esetén, kérem, keressen bizalommal.

• I would greatly appreciate the confirmation of this letter. – Nagyra értékelném szíves válaszát.
• I look forward to receiving an answer. – Várom válaszát.

Fontos tisztában lenni azzal, hogy az angol hivatalos levélírás nem egyik napról a másikra megtanulható dolog. Ahogy a fentiekből is látszik, sok apró részletre kell ügyelni a tökéletesség eléréséhez. Érdemes időt szánni a gyakorlására, különösen nyelvvizsga előtt. Az interneten számos segítséget találhatunk ahhoz, hogy éles szituációban is gördülékenyen menjen egy-egy hivatalos levél megírása.

Az Angloville-nél itt nézz körül, ha elfoglalt szakember vagy, de az önfejlesztésre szánnál időt: https://www.angloville.hu/angol-felnotteknek/angloville-academy/